On recrute

Responsable de l’accueil et adjoint(e) administratif(ve)

Nous sommes actuellement à la recherche de la personne idéale pour joindre notre magnifique équipe au Centre de pédiatrie sociale de Québec. Sous la responsabilité et la supervision de la Direction générale, le(la) Responsable de l’accueil et adjoint(e) administratif(ve) assume des responsabilités d’accueil et de gestion des patients, de coordination des activités du Centre, de support aux activités de sollicitation et de soutien administratif à la direction générale.

 

A) Responsable de l’accueil

  • Fixer les rendez-vous et tenir à jour les dossiers des patients;
  • Envoyer et recevoir les autorisations et demandes de consultation et de rendez-vous;
  • Maintenir à jour la liste d’attente des patients (prise de rendez vous, mises à jour, gestion des annulations, etc.);
  • Réception téléphonique, accueil des invités et gestion du courrier entrant et sortant;
  • Prendre des messages, fournir les renseignements demandés et effectuer des tâches de bureau;
  • Accueillir les patients et leur indiquer où ils doivent se présenter, leur indiquer la personne ou le service approprié;
  • Assurer le ramassage et le nettoyage des lieux physiques du centre afin qu'ils soient propres et accueillants en tout temps, principalement l'accueil et la salle clinique;
  • Classer les documents en vue d’assurer le fonctionnement efficace des services;
  • Veiller à protéger la confidentialité des documents et établir un classement des dossiers qui permet de les retracer facilement.

B) Coordination des opérations

  • En collaboration avec la Direction générale, voir au développement et au maintien de la base de données du Centre;
  • Voir à l’utilisation maximale du logiciel ProDon (base de données de donateurs) afin d’assurer le développement de la clientèle en communiquant régulièrement avec celle-ci;
  • En collaboration avec l’équipe clinique, planifier, coordonner et gérer l’ensemble de la programmation et des activités du Centre (éveil à la musique, aide aux devoirs, café-bougeotte, cuisine pour tous, etc);
  • Collaborer à l’organisation des événements internes et externes;
  • Recevoir et gérer les dons matériels de la communauté et en assurer la distribution afin de répondre aux besoins des familles du centre;
  • Supporter la direction générale et l’équipe clinique dans l’exécution d’autres tâches connexes.

C) Adjoint(e) administratif(ve)

  • Préparer et envoyer la correspondance suivant les instructions de la direction générale;
  • Préparer les documents pour les conseils d’administration et superviser l’organisation des différents comités de fonctionnement du CPSQuébec (convocation, ordre du jour, PV et suivis);
  • Accomplir des tâches administratives diverses;
  • Commande des fournitures de bureau;
  • Classement et numérisation des archives;
  • Suivi de la facturation, des rapports de distribution et de la paye avec le logiciel Acomba.

Conditions particulières à la tâche

  • Excellentes relations interpersonnelles.
  • Grand sens de l’organisation, maturité et capacité à travailler en équipe.
  • Proactivité, autonomie, souplesse et bonne gestion du stress.
  • Précision, minutie et bonne capacité d’analyse.
  • Capacité de travailler sur plusieurs projets à la fois, dans des délais serrés et avec plusieurs intervenants.
  • Bon environnement de travail.

Exigences

  • Avoir complété un DEC en bureautique, un DEP en secrétariat médical ou avoir une formation jugée équivalente;
  • Avoir au minimum 3 ans d’expérience pertinente;
  • Excellent français oral et écrit;
  • Connaissance du milieu philanthropique et communautaire (un atout);
  • Bonne connaissance de la suite MS Office, de l'environnement Google (gmail, agenda, drive) et d'outils informatisés de communications;
  • Connaissance du logiciel ProDon (un atout);
  • Connaissance du logiciel Acomba (un atout);
  • Engagement à suivre les formations proposées par la direction.

Conditions de travail

  • Poste permanent;
  • Poste à temps plein (35 heures par semaine);
  • 13 jours fériés et 3 semaines de vacances dès l’entrée en poste;
  • Rémunération selon les qualifications et l’expérience, selon les politiques salariales en vigueur;
  • Lieu de travail : Centre de pédiatrie sociale de Québec, 2301, 1re Avenue, dans le quartier Limoilou, à Québec.

Veuillez faire parvenir votre candidature (Curriculum Vitae et lettre d’intérêt) par courriel à jcnicolas@pediatriesocialequebec.org. avant le mardi 29 janvier prochain. 

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.