Secrétaire médicale/adjoint(e) administrative (poste comblé)

Sous la responsabilité et la supervision de la Direction générale, la(le) titulaire du poste assume des responsabilités d’accueil et de gestion des patients et de soutien administratif à l’équipe.

Accueil

• Accueillir et diriger les enfants et les familles qui fréquentent le Centre de pédiatrie sociale de Québec
• Gestion des dossiers médicaux
• Envoyer et recevoir les autorisations et demandes de consultation et de rendez-vous;
• Maintenir à jour la liste d’attente des patients (prise de rendez vous, mises à jour, gestion des annulations, etc.)
• Répondre et diriger les appels téléphoniques
• Assurer que l’espace d’accueil soit toujours propre et accueillant
• Maintenir à jour l’affichage des informations destinées aux familles du centre
• Répondre aux demandes de renseignements ou acheminer ces demandes à la bonne ressource
• Classer les documents en vue d’assurer le fonctionnement efficace des services;
• Veiller à protéger la confidentialité des documents et établir un classement efficace des dossiers
• Recevoir et gérer les dons matériels de la communauté et en assurer la distribution afin de répondre aux besoins des familles du centre
• Préparer et envoyer la correspondance suivant les instructions de la direction générale
• Supporter la direction générale et l’équipe clinique dans l’exécution d’autres tâches connexes

Conditions particulières à la tâche

• Excellentes relations interpersonnelles, empathie, tact
• Grand sens de l’organisation, maturité et capacité à travailler en équipe
• Proactivité, autonomie, souplesse et bonne gestion du stress
• Précision, minutie et bonne capacité d’analyse
• Capacité de travailler sur plusieurs projets à la fois, dans des délais serrés et avec plusieurs intervenants

Exigences

• Avoir complété un DEC en bureautique, un DEP en secrétariat médical ou avoir une formation ou expérience jugée équivalente
• Excellent français oral et écrit
• Expérience en service à la clientèle (un atout)
• Connaissance du milieu philanthropique et communautaire (un atout)
• Bonne connaissance de la suite MS Office, de l’environnement Google (gmail, agenda, drive) et d’outils informatisés de communications
• Connaissance du logiciel ProDon (un atout)
• Engagement à suivre les formations proposées par la direction

Conditions de travail 

• Poste permanent à temps partiel (14 à 21 heures par semaine)
• Date d’entrée en poste à déterminer avec la (le) candidat(e)
• 13 jours fériés, 3 semaines de vacances et 2 semaines durant les fêtes
• Rémunération selon les qualifications et l’expérience
• Assurances collectives, régime de retraite et programme d’aide aux employés
• Journées Prendre soin
• Lieu de travail : Centre de pédiatrie sociale de Québec, 2301, 1re Avenue, dans le quartier Limoilou, à Québec.

Veuillez faire parvenir votre candidature (Curriculum Vitae et lettre d’intérêt) à jcnicolas@pediatriesocialequebec.org d’ici le vendredi 11 février à 16 h. Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.